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内容証明と合意書など
彩行政書士事務所では、内容証明郵便だけでなく、通常の手紙を業務上発送することもあります。
内容証明を作成してほしいというご依頼が多いのですが、場合によって、内容証明郵便よりも普通の手紙の方がよいとか、直接、示談書や合意書を提示した方がよいのではないかと思われることもあります。
- 何が目的か
- 法的にはどういうケースなのか
- 実際にはどのような方法があるか
など、考えることはたくさんあります。
事情を伺って、相談者の方にはお帰りいただいた後、それから聴取した内容を整理しなおしたり、相談者ご本人にとって一番望ましいのはどういう結論なのか、今後の方針をどうするかなどを考えなおしたりします。
その結果、内容証明郵便ではなく、手紙とか、示談書・合意書などを提案することもあります。
信書
手紙も内容証明も「信書」といわれるものです。ここで詳しく書くわけにはいきませんが、「信書」とはどういうものかがわかっていないと困ることがあります。信書については、郵便法及び信書便法に規定があります。
結論から言いますと、信書とは「特定の受取人に対し、差出人の意思を表示し、又は事実を通知する文書」ということになります。
- 「特定の受取人」とは、差出人がその意思又は事実の通知を受ける者として特に定めた者であり、
- 「意思を表示し、又は事実を通知する」とは、差出人の考えや思いを表現し、又は現実に起こりもしくは存在する事柄等の事実を伝えることです。
- 「文書」とは、文字、記号、符号等人の知覚によって認識することができる情報が記載された紙その他の有体物をさします。
したがって、「電磁的記録物」は信書の送達にはあたりません。
特定の相手に送るのではなく、不特定多数の人に送ったり、見せたり、渡したりするものはチラシです。
信書を引き受けて届けることができるのは、「郵便事業会社」と「信書便事業への参入が許可された民間事業者」のみです。
信書の例
- 書状
- 請求書、納品書、領収書、見積書、願書、申込書、申請書、申告書、依頼書、契約書、照会書、回答書、承諾書
- 結婚式等の招待状、業務を報告する文書
- 免許証、認定書、表彰状
- 印鑑証明書、納税証明書、戸籍謄本、住民票の写し、健康保険証、車検証、履歴書、給与支払明細書、保険証券、振込証明書、健康診断結果通知書
- 文書自体に受取人が記載されている
信書でないものの例
- 書籍、新聞、雑誌、会報、手帳、カレンダー、講習会配布資料、作文、研究論文、裁判記録、設計図書
- カタログ、チラシ、パンフレット
- 小切手、手形
- 商品券、図書券
- 乗車券、定期券、入場券
- クレジットカード、キャッシュカード
- 入会証、ポイントカード
- 取扱説明書・解説書・仕様書、定款、約款、目論見書、求人票、パスポート、出勤簿
一般の宅配便、メール便、ゆうパック、「ゆうメール」で信書を送達することはできませんが、レターパックでしたら信書を送ることができます。
長々と書きましたが、以上の知識が非常に重要になることもあります。